Инструкция По Работе В Директуме

Posted on 27.07.2019 by admin

ГИС ЖКХ: инструкция В руководстве пользователя по работе в ГИС ЖКХ вы найдете много методических рекомендаций и пособий для тех, кто хочет разобраться в системе и интегрировать в нее свое коммунальное хозяйство. Пошаговая инструкция ГИС ЖКХ выложена на официальном сайте системы. Также предусмотрена в руководстве пользователя ГИС ЖКХ закрытая часть, в которой размещено то, что не может стать общедоступным, а именно: личные кабинеты граждан, органов власти и управляющих компаний, кооперативов, товариществ собственников жилья и ресурсоснабжающих организаций.

Инструкция По Использованию
Инструкция По Работе В Директуме

СПРАВКА: Там же доступны для всех законные акты, учреждающие и регулирующие работу ГИС. Начинающим работать с ней рекомендуется ознакомиться с, с которого ГИС начала свое существование. Как осуществляется обучение ГИС ЖКХ? Все методические пособия и инструкции строго классифицированы.

Есть общая документация, в этот список занесена информация, доступная и интересная всем коммунальщикам. Общие правила по работе с системой, структура службы поддержки и механизмы проверки ЖКХ компаний. Частная документация касается, например, руководства пользователей из разных служб. Собственники и управляющие компании используют ГИС по-разному, и для всех написана уникальная инструкция. Одинаков только процесс регистрации, который описан в методической брошюре с этого сайта. А как работать в ГИС ЖКХ после регистрации, вы прочитаете далее.

Настройка рабочего стола ГИС ЖКХ Теперь, когда изучено руководство ГИС ЖКХ, пользователю программы предстоит настройка ГИС ЖКХ. Чтобы данные пользователей были защищены, используется электронная подпись. Она обязательна для работы в ГИС ЖКХ с рабочим столом программы. Чтобы настроить подпись, вам понадобятся две программы:. Последняя программа нуждается только в установке, это драйвер, с помощью которого будет шифроваться информация. Настройка производится через CSP.

Открыв эту программу, зайдите в окошко «Сервис» и посмотрите свои ключевые контейнеры. Они будут находиться списком в отдельном окне, чаще всего на один компьютер приходится только один контейнер. Выберите его, нажмите «Ок» и переходите к настройке его свойств. Каждый сертификат ГИС нужно подтверждать, чтобы система знала, что вам безопасно отправлять данные. Этим мы и займемся. В окошке, где находятся общие сведения о выбранном сертификате, нужно нажать на кнопку установки сертификата.

Что касается папки, в которую производится установка, то ее надо выбрать самостоятельно. Нужно выбрать папку с доверенными корневыми центрами сертификации. После этого процедуру настройки рабочего стола и электронной подписи можно считать завершенной. СПРАВКА: В том же окне «Сервис», которое вы открывали с самого начала, есть кнопка проверки, с ее помощью можно проверить правильность своих действий в системе. Если все хорошо, то можете точно не беспокоиться насчет электронной подписи.

Срок ее действия – 1 год. Но иногда требуется внеплановая смена подписи. Как загрузить шаблон по помещениям в ГИС ЖКХ? На сайте системы в разделе ГИС ЖКХ «регламенты и инструкции» содержатся шаблоны Excel, которые используются для выгрузки данных и собственниках и помещениях. Эти данные можно вводить вручную или автоматизировано.

Узнайте все тонкости работы с Zengram с помощью подробной инструкции, а также подробнее. Инструкции по настройке и работе. Сдающих отчеты в ФСС. Инструкции по работе.

В шаблоне есть много пунктов, которые необходимо заполнить. Сюда входит информация о количестве лифтов, состоянии электропроводки, количестве помещений и несущих элементах дома. Не все поля нужно заполнять, отмеченные желтым цветом пункты только рекомендуемы к заполнению.

Чтобы сведения из шаблона связались с ЕГРП, нужно заполнить кадастровый номер. Если его у помещения нет, ставьте «НЕТ» в соответствующую графу. Если в доме есть коммунальные квартиры, заполняется также пункт «Лист комнаты». Чтобы данные из заполненных вами шаблонов оказались в базе данных ГИС, их нужно загрузить через личный кабинет УК. Кликните на пункт «Объекты управления – Объекты жилищного фонда» и попадете на страницу реестра, через которую производится загрузка. Нажав на кнопку загрузки, просто найдите шаблон на жестком диске своего компьютера, загрузите в систему, а потом в реестре загрузок начните обработку импортированного на сайт шаблона.

Если все пройдет успешно, появится соответствующая отметка. ВНИМАНИЕ: При ошибке заполнения шаблонов вам будут даны письменные пояснения по тому, что должно быть исправлено. Как восстановить аннулированные сведения?

Пользователь производит аннулирование введенных данных, когда считает, что они содержат критические ошибки и требуют серьезной переработки. Данные трудно удалить по ошибке, потому что для этой процедуры требуется несколько раз подтвердить свой выбор, но если это все же случилось, у вас есть два способа решить проблему. Первый связан со способом загрузки данных в ГИС ЖКХ. Управляющие организации заполняют шаблоны не через интерфейс сайта, а через установленную на их компьютер программу, работающую с таблицами.

Программа сперва сохраняет данные в определенную директорию на жестком диске компьютера, поэтому загляните туда и проверьте, скорее всего ваши данные лежат там в сохранности. Если на компьютере не осталось заполненных шаблонов, то пишите обращение в техподдержку. Аннулированные данные еще хранятся какое-то время на серверах системы и удаляются через несколько месяцев. Поэтому шанс на восстановление высок. Как восстановить пароль? Учет, обработка и хранение данных, которые вводятся при авторизации в государственных электронных системах – это обязанность службы ЕСИА.

Так как ГИС относится к государственным проектам, данные, которые вы вводили при авторизации и потом потеряли, доступны техническому отделу ЕСИА. Переходите на сайт этой организации.

Там вы найдете телефонный номер, по которому надо будет позвонить и назвать свои реквизиты. Как добавить сотрудника в ГИС ЖКХ? Сразу после регистрации в системе право на добавление информации об управляющей организации имеет только директор.

Но на сайте предусмотрена возможность регистрации сразу нескольких руководителей и распределения полномочий между ними. Это делается через личный кабинет непосредственно главой организации, либо с использованием его цифровой подписи. На сайте предусмотрено 2 вида сотрудников: администраторы и специалисты. Назначать администраторов может только директор, а специалистов могут назначать и администраторы. Обе категории имеют доступ к данным, которые загружались от лица компании. Как добавить сотрудника на ГИС ЖКХ?

Для этого кликните на пункт «перечень сотрудников», введите его логин и наделите нужными вам полномочиями. ВНИМАНИЕ: Чтобы ваш сотрудник вообще смог авторизоваться в системе, ему сперва нужно выслать приглашение через ЕСИА. На сайте этой службы в разделе «организации» вбейте наименование вашей компании или ТСЖ, после чего откройте окно приглашений. Потребуется ввести паспортные данные, электронную почту и СНИЛС сотрудника. Приглашение он получит на почту.

Как загрузить устав в ГИС ЖКХ? Как и другая документация компании, ее устав загружается через шаблон, который можно загрузить на сайте ГИС в разделе «регламенты и инструкции». Заполняете шаблон, загружаете через личный кабинет на сайте и отправляете на обработку.

Если при заполнении шаблона не было допущено ошибок, устав станет считаться загруженным. Контур: как пользоваться ключом ГИС ЖКХ? Ключом ГИС называют электронную подпись, без которой нельзя взаимодействовать с государственными электронными службами. Сертификат на ее получение выдают в «Росинтеграции», он активируется способом, который уже был описан выше. В дальнейшем ключ будет нужен для регистрации в ЕСИА.

Он запрашивается наравне с паспортными данными и СНИЛС. Ключ подтверждает, что именно вы работаете от лица своей компании. Цифровой ключ равноценен физической подписи на бумаге. Зарегистрировавшись в ЕСИА, можете сразу начинать работу с ГИС и создавать профиль вашей организации. СПРАВКА: Приглашая сотрудников организации, позаботьтесь о том, чтобы у каждого из них тоже была цифровая подпись. Иначе они не смогут активировать ваше приглашение.

Подведем итоги Данные загружаются на сайт ГИС через специальные шаблоны. Можно добавлять сотрудников через приглашение в ЕСИА.

Электронная подпись это ваш уникальный идентификатор, с помощью которого система определяет вашу личность. Благодаря пошаговой инструкции, как работать в ГИС ЖКХ вы можете беспрепятственно пользоваться этой программой, контролируя качество работы ЖКХ и его сотрудников. Полезное видео Смотрите видео по теме.

Система электронного документооборота и управления взаимодействием Методические рекомендации по внедрению © 2009, Компания DIRECTUM 1 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ. 3 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. 4 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. 4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 4 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

5 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 6 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 6 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 7 РОЛИ УЧАСТНИКОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА. 7 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM. 9 ВОЗМОЖНЫЕ ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ.

9 УЧАСТНИКИ ВНЕДРЕНИЯ И ИХ ФУНКЦИИ. 9 ВАРИАНТЫ ВНЕДРЕНИЯ. 10 ПЛАН РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ.

12 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ DIRECTUM. 15 ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ. 15 Настройка пользователей и групп пользователей. 15 Ключевые справочники. 16 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ». 17 Ключевые справочники.

17 Рекомендации по настройке общих папок. 20 Настройка использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. 22 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ». 22 Ключевые справочники. 22 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «КАНЦЕЛЯРИЯ». 24 Нумерация документов. 31 Варианты организации работы канцелярии.

32 Установки модуля «Канцелярия». 32 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ». 33 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ». 33 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С КЛИЕНТАМИ».

36 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ». 37 Установки модуля.

38 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ». 38 Подготовка модуля к работе. 38 РАБОТА НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СОТРУДНИКОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 41 Высшее руководство.

41 Другие неавтоматизированные сотрудники. 41 2 ВВЕДЕНИЕ В данном документе приведены методические рекомендации по внедрению в организации системы электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM, а также рекомендации по настройке системы. Данная методология разработана компанией DIRECTUM на основании накопленного опыта управления проектами по внедрению систем электронного документооборота и может использоваться при внедрении системы DIRECTUM как представителями компании DIRECTUM или его Дилеров (далее те и другие – Исполнитель), так и самим Заказчиком. Применение данной методологии позволяет сделать процесс внедрения более качественным и управляемым за счет того, что помогает решить следующие задачи: обеспечить единство понимания целей проекта всеми сотрудниками и возможность оценки достигнутых результатов; упростить процесс планирования работ; оптимально настроить систему под потребности организации; обеспечить оперативный контроль за ходом проекта на всех его этапах путем использования стандартного плана мероприятий и показателей (документов), подтверждающих выполнение каждого этапа работ. 3 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В деятельности любой организации делопроизводство занимает существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции организации и давать возможность быстрого контроля. Информационно-документационное обеспечение деятельности организации может возлагаться на специальное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат) или на секретаря. Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству, разрабатываемая на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Вся документация организации делится на три потока: Входящие; Исходящие; Внутренние документы. Каждый поток имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Документы регистрируются с целью учета.

Процесс регистрации представляет собой запись основных реквизитов документа (номер, дата, корреспондент и др.) и информации о работе с ним (местонахождение, результаты рассмотрения, результаты исполнения). Хорошо организованная система регистрации документов позволяет в любой момент узнать, у кого и на какой стадии работы находится любой документ.

Регистрации может быть трех видов: журнальная – данные о документе записываются в журнал регистрации; карточная – на каждый документ заводится регистрационно-контрольная карточка, в которую записывают информацию о документе; электронная – данные о документе записывают в базу данных с использованием специальной программы. В организации могут использовать один, два или сразу все перечисленные виды регистрации (заносить в программу, распечатывать карточки и журналы регистрации). В любом случае должен быть журнал регистрации (бумажный или электронный). Журналы могут выделяться: по документопотокам, например, Журнал регистрации входящей корреспонденции, Журнал регистрации исходящей корреспонденции и др.; по видам документов, например, Журнал регистрации приказов по основной деятельности, Журнал регистрации хозяйственных договоров и др.

При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который вместе с датой регистрации записывается на бумажный документ в специальный 4 штамп. Для исходящих и внутренних документов номер документа и регистрационный номер, как правило, совпадают. Регистрационный номер присваивается согласно принятым правилам. Кроме порядкового номера, регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс дела, индекс журнала регистрации, год и др.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Срок исполнения документов определяется руководителем или внутренними инструкциями. Контроль за исполнением осуществляется руководителем или специально уполномоченными лицами, а контроль за сроками исполнения – секретарем или делопроизводителем. Исполнители и сроки исполнения заносятся, также как и при регистрации документа, в журнал регистрации и/или в регистрационно-контрольную карточку либо в специальную программу. Для контроля исполнения необходимо периодически просматривать данные по документам, стоящим на контроле, и делать напоминания исполнителям или руководителю о наступлении сроков завершения работ. Когда документ исполнен, то делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен ответный документ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ Зарегистрированные документы должны храниться в организации определенный срок, в зависимости от вида документов.

Для хранения документы подшиваются в папки (дела). Список дел по организации формирует номенклатуру дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря. Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам: номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.); предметно-вопросному (по вопросу - 'Судебное дело'); авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.); корреспондентскому (по корреспонденту); географическому (по географическому признаку); хронологическому (по временным параметрам); экспертному (с учетом сроков хранения). При классификации документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, 'Приказы директора института за 2006 год' (номинальный, авторский, хронологический). Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

5 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В процессе обработки и движения входящих документов можно выделить следующие этапы: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; отправка исполнителям; исполнение документов; контроль исполнения; снятие с контроля. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или лично, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов осуществляются делопроизводителем. После получения документов необходимо проверить наличие всех страниц и всех приложений, а также их читаемость. На всех входящих документах, которые принимаются к работе, должна быть проставлена отметка о поступлении.

Обычно она представляет собой штамп и состоит из даты получения и учетного порядкового номера (регистрационного номера). Кроме того, на ней может быть указано сокращенное наименование организации-получателя. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности организации в целом, несущие новую информацию или распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям. Руководитель на документе пишет резолюцию (результат рассмотрения), в которой, как правило, указываются исполнители, поручения и сроки исполнения. Делопроизводитель или секретарь в соответствии с резолюцией руководителя передают документы на исполнение. При необходимости исполнение документа ставится на контроль.

Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Для контроля исполнения необходимо периодически просматривать данные по документам, стоящим на контроле, и делать напоминания исполнителям или руководителю о наступлении сроков завершения работ. После исполнения по документу делается отметка об исполнении, тем самым документ снимается с контроля. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В процессе обработки и движения исходящих документов можно выделить следующие этапы: создание проекта документа; согласование; подписание; регистрация; отправка адресату.

Ответственный исполнитель готовит проект документа и согласовывает его с заинтересованными сотрудниками. Для каждого документа, как правило, существует утвержденный список согласующих лиц. Документ может несколько раз исправляться в процессе согласования. Когда документ согласован, его приносят на подпись к руководителю.

Подписанный документ перед отправкой регистрируют, т.е. Фиксируют факт отправки. 6 Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет делопроизводитель или секретарь. Перед отправкой необходимо проверить правильность оформления документа: наличие подписи, даты, заголовка, адреса, всех страниц и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Письма и другие документы могут передаваться по почте, курьером, а также по факсу или электронной почте. Все письма, отправляемые из организации, делятся на: инициативные и ответные. Если отправляется ответный документ, то в самом документе и при регистрации обязательно указывается, в ответ на какой входящий документ он создан. Если документ создается в двух экземплярах (для каждой стороны), то необходимо проконтролировать возврат документа. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные записки и др. В процессе обработки и движения внутренних документов можно выделить следующие этапы: создание проекта документа; согласование; подписание; регистрация; отправка исполнителям; исполнение документов; контроль исполнения; снятие с контроля.

Создание, согласование, подписание происходит также как и для исходящих документов. После подписания документа руководителем секретарь или делопроизводитель регистрирует его и при необходимости ставит на контроль. Исполнение и контроль исполнения ничем не отличается от исполнения входящих документов. РОЛИ УЧАСТНИКОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА В документообороте участвует каждый сотрудник организации от исполнителей до руководства организации, независимо от того, стоит ли на их рабочем месте компьютер. Ниже перечислены роли и основные функции участников документооборота.

Делопроизводитель – прием и отправка корреспонденции, регистрация входящих, исходящих документов, хранение бумажных документов, отслеживание движения документов, находящихся в работе, контроль исполнения по документам. Секретарь-референт – сортировка и доставка документов руководителю, поиск нужной информации по документам и журналам регистрации документов, помощь в организации работы руководителя. Высшее руководство – подписание исходящих и внутренних документов, наложение резолюций на документы, выдача заданий, контроль результатов проделанной работы (как по документам, так и по заданиям). 7 Руководители подразделений – согласование исходящих и внутренних документов, распределение и контроль выполнения заданий, поступающих в подразделение.

Исполнители – подготовка документов согласования документов, выполнение заданий документам, направленным в работу). И организация процессов руководства (в т.ч. И по В документообороте участвуют все подразделения организации. Причем способы взаимодействия могут быть различными: как между подразделениями через их руководителей, так и напрямую между сотрудниками разных подразделений. В большей степени это взаимодействие зависит не от функциональной роли подразделения (или должности), а от того, как процесс организован.

Желательно, чтобы процессы были описаны во внутренних регламентах. Примеры процессов приведены в документе «Типовая Инструкция по работе в системе электронного документооборота DIRECTUM». Документирование процесса производится в соответствии с процедурами или правилами, определенными ГОСТами или внутренней документацией организации, которые помимо всего прочего, указывают подразделения (должности), участвующие в процессе работы с документом и схемы взаимодействия участников процесса. 8 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM ВОЗМОЖНЫЕ ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ При внедрении системы электронного документооборота могут преследоваться следующие цели: 1. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи; использования вместо копий документов с резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы; единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками. Усиление контроля за исполнением поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ. Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.

Инструкция По Использованию

Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы. В результате достижения указанных управления организацией в целом.

Целей повышается эффективность УЧАСТНИКИ ВНЕДРЕНИЯ И ИХ ФУНКЦИИ В реализации участники: процесса внедрения в организации выделяются следующие 1. Руководитель проекта. Назначается приказом первого лица организации, обладает достаточными полномочиями для решения всех организационных вопросов, связанных с реализацией проекта. Обеспечивает предоставление необходимой информации, организацию и мотивацию работы персонала Заказчика, распределение функций между подразделениями и т.п. Осуществляет техническую поддержку процесса внедрения, настройку (адаптацию) и администрирование системы, а также поддержку пользователей. В дальнейшем обеспечивает сопровождение и развитие системы. Из всего состава отдела ИТ приказом выделяется как минимум один специалист, занимающийся только внедрением данной системы (с освобождением от текущей работы).

Ведущие пользователи. Участвуют в решении организационных и методических вопросов; обеспечивают поддержку рядовых пользователей. 9 Выделяются из состава сотрудников в каждом подразделении; как правило, являются руководителями подразделений или их заместителями. Должны хорошо владеть компьютером и видеть свою работу «сверху» и во взаимосвязи с другими подразделениями. Рядовые пользователи.

Все пользователи системы во всех подразделениях, затрагиваемых при внедрении (в т.ч. Начальники отделов). Их работа регулируется общими правилами и не предусматривает сложных регламентов (должна быть интуитивно понятна и не требовать при внедрении сложных организационных мероприятий).

Сопровождающая организация. Сотрудники организации - Исполнителя, оказывающей поддержку при внедрении.

Ведущие пользователи и администраторы системы должны пройти обучение в сопровождающей организации. В сопровождающую организацию можно обращаться за помощью в решении организационных и методических вопросов, а также для консультации по использованию и администрированию системы.

Для организации внедрения создается Рабочая группа, в которую обычно включаются все перечисленные участники. Функции рабочей группы заключаются в определении основных целей, задач и приоритетов внедрения системы, глубоком анализе проекта внедрения и утверждении принципиальных проектных решений, контроле хода внедрения, решении сложных организационных, методологических и технологических вопросов. ВАРИАНТЫ ВНЕДРЕНИЯ Варианты организации внедрения может быть комплексным или частичным, в зависимости от объема автоматизируемых функций и охвату сотрудников организации. КОМПЛЕКСНОЕ внедрение характеризуется следующими параметрами: все пользователи работают с системой; охвачены все основные процессы и модули системы (работа канцелярии, использование электронного архива, перевод управления деловыми процессами внутри организации в электронный вид). Комплексное внедрение требует много затрат, но дает наибольший эффект от использования системы DIRECTUM.

Характеристики ЧАСТИЧНОГО внедрения: не все бизнес-процессы или функции автоматизированы; не все сотрудники работают с системой. Частичные внедрения позволяют избежать значительных затрат на внедрение и максимально быстро получить видимые результаты от использования системы. Они могут выступать либо как этапы комплексного внедрения или как законченный проект, который тоже можно считать успешным. Комплексное внедрение Комплексное внедрение подразумевает максимальный охват автоматизацией сотрудников и бизнес-процессов организации. Такое внедрение, как правило, подразумевает активное участие во внедрении специалистов Исполнителя, т.к. Требуется разработка проекта, а зачастую и реорганизация документооборота.

Данный вариант внедрения требует больших затрат времени и денежных средств, и организация должна быть готова к нему с организационной, финансовой и психологической стороны. Должен быть сильный руководитель проекта от организации и достаточное количество консультантов и ведущих пользователей (для консультаций остальных пользователей).

10 Тем не менее, в случае комплексного внедрения могут охватываться не все процессы (например, исключаются регистрация командировок и служебных записок или отдел бухгалтерии). Для более четкого определения сроков и объемов работ должен составляться и регистрироваться перечень автоматизируемых процессов (нужно стараться его минимизировать). На каждый выделенный процесс должен быть разработан свой регламент. Включаются сразу все этапы от подготовки до регистрации исходящего документа или от регистрации до исполнения входящего.

Это самый удобный вариант для быстрой комплексной автоматизации документооборота. В этом случае практически все пользователи осваивают все стадии работы с документом и учатся взаимодействовать друг с другом в рамках системы ЭДО. При этом четко известно, какие документы искать в электронном, а какие пока в бумажном виде. Варианты частичного внедрения АВТОМАТИЗАЦИЯ КАНЦЕЛЯРИИ Автоматизируется отдел «Канцелярия» и секретари высшего руководства. Используется только модуль «Канцелярия». Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, а также ведется контроль местонахождения документов и исполнение резолюций руководства. Учет ведется через РКК (там же – отслеживание местонахождения и исполнения резолюций).

Регистрируемые документы могут сканироваться и сохраняться в электронном архиве. Этот вариант подходит для крупных организаций с большим документооборотом, но слабой автоматизацией сотрудников, когда нет возможности большинству сотрудников работать с документами в электронном виде, но нужно решить проблему потерь документов и упорядочивания документооборота. СОЗДАНИЕ ОБЩЕГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Используется только модуль «Управление электронными документами». В подразделения ставится минимум по 1 р.м. И они начинают заносить в систему DIRECTUM все входящие и исходящие документы.

Пересылать могут по внутренней электронной почте или в задачах. Возможно объединение этого варианта с первым (канцелярия регистрирует бумажные документы и передает их в подразделения, а там - заносят).

Вариант подходит для организаций, где раньше пользовались сетевыми дисками и электронной почтой. Типовой пример – система управления качеством для организаций, сертифицированных по ISO.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НЕСКОЛЬКИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ Полностью автоматизируется работа с документами нескольких подразделений. Документы поступают в подразделение и уходят оттуда в неавтоматизированные подразделения в старом порядке (в бумажном виде или по электронной почте). Подразделения должны быть достаточно крупными.

Их сотрудники должны активно работать с документами внутри своего подразделения (создавать и согласовывать) или с другими (смежными) подразделениями. Но эти работы не должны иметь нерегулярный характер (например, разовые задания). Также лучше не автоматизировать часто отсутствующих сотрудников, например, менеджеры по продажам часто в командировках, поэтому оперативно не смогут выполнять работы по пришедшим им заданиям. Возможные отделы: юридический; договорной (сбыт и др.); отдел качества; отдел ИТ; конструкторско-технологический; 11 и т.п.

Этот вариант рекомендуется использовать при наличии в организации заинтересованного в автоматизации руководителя уровня зама директора или нескольких руководителей подразделений. Для достижения положительного эффекта должны быть автоматизированы подразделения, подчиняющиеся данному руководителю, а также канцелярия (для занесения в систему входящих документов для данного руководителя).

Кроме того, этот вариант используется для поэтапной автоматизации удаленных подразделений и филиалов. ПЛАН РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ Состав работ, их распределение и сроки выполнения зависят от объема охватываемых процессов и подразделений. Ниже представлен примерный план внедрения.